Iedereen vergelijkt zijn energiecontract. Vrijwel niemand zijn drukwerk.
Vrijwel ieder bedrijf controleert regelmatig zijn vaste lasten. Of het gaat om energie, telefonie, internet, leasecontracten of verzekeringen. En dat is logisch, want een paar procent verschil loopt op jaarbasis behoorlijk op. Opvallend genoeg bestaat er nog een categorie waar veel organisaties nauwelijks naar kijken; drukwerk. Niet omdat drukwerk onbelangrijk is maar juist omdat het vertrouwd voelt.
Kan dit slimmer?
Veel drukwerk wordt besteld zoals het altijd besteld werd namelijk bij dezelfde leverancier en met dezelfde specificaties. Meestal binnen dezelfde afspraken. En vaak gaat dat jarenlang goed en er is vertrouwen, meestal gebaseerd op routine; voorspelbaarheid. Een beetje zoals bij een garagebedrijf, energieleverancier of een vaste huisarts. Weinigen stellen voortdurend de vraag: “Kan dit slimmer?”
Veel van hetzelfde
Misschien lijkt drukwerk wel een beetje op een groep koeien in een weiland. Iedere dag staan ze er en iedere dag ziet het er hetzelfde uit. Na verloop van tijd kijkt niemand er nog echt naar totdat iemand vraagt:
Hoeveel koeien staan er eigenlijk? en dan blijkt dat niemand het precies weet. Dat gebeurt ook bij drukwerk. Facturen worden betaald. Bestellingen worden herhaald. Oplages blijven -om-en-nabij- hetzelfde, evenals het papier en de specificaties; ze blijven hetzelfde. En ondertussen verandert de wereld eromheen.
Aannames
Bij veel organisaties bestaat nog een tweede effect. Iedereen zit in dezelfde vijver; meestal dezelfde (online) drukker met dezelfde materialen, oplossingen, werkwijze en aannames. Niet omdat dat verkeerd is. Maar omdat vrijwel niemand actief onderzoekt of die aannames nog steeds kloppen.
De verkeerde besparing
Onlangs zagen wij daar een interessant voorbeeld van. De organisatie wilde besparen -en dat is een begrijpelijke wens-, dus werd er gekeken naar het drukwerk, papier, afwerking, kortom de technische specificaties.
Er werd geknepen. Niet veel maar net genoeg. Het resultaat? … de kwaliteit ging achteruit, terwijl de werkelijke kostenveroorzaker ergens anders bleek te zitten.
Niet in het drukwerk maar in de distributie. Niet in het papier, maar in de portokosten. En na een heronderhandeling van het verzendcontract ontstond ineens weer ruimte. Niet door het drukwerk slechter te maken. Maar door het probleem op de juiste plek aan te pakken.
Waarom drukwerk vaak buiten beeld blijft
Dat is misschien wel de interessantste observatie omdat drukwerk tegenwoordig toegankelijker dan ooit is. Er zijn online drukwerkwinkels, automatische calculators, directe prijsvergelijkingen, prijsvechters, kortingen en acties. Iedereen kan drukwerk bestellen. Daardoor ontstaat gemakkelijk de indruk dat drukwerk vooral een inkoopproduct is geworden. Dat is slechts een deel van het verhaal. De vraag is niet alleen: Wat kost het?
De vraag is ook: Klopt het?
De verborgen kosten
De duurste fout zit zelden in de drukprijs. De duurste fout zit vaak in:
- een verkeerde papiersoort
- een te zware (of te lichte) verzending
- een onlogische oplage
- een verkeerde afwerking
- onnodige luxe of
- juist het verdwijnen van kwaliteit op plekken waar die zichtbaar had moeten blijven.
Dat zijn zaken die je niet terugziet in een online prijsvergelijker.
De drukwerk APK
Een APK is een reden om te kijken naar het totaalplaatje. Niet alleen naar de drukprijs maar naar:
- oplage
- papier
- formaat
- afwerking
- distributie
- verzending
- gebruiksdoel
- technische kwaliteit
- communicatieve effectiviteit.
Want een besparing die kwaliteit vernietigt is geen besparing; vergelijkbaar met een goedkopere auto, wat geen voordeel is wanneer deze voortdurend stilstaat.
Waarom bedrijven dit herkennen
Vrijwel iedere ondernemer heeft ooit gedacht: “we doen dit al jaren zo” en meestal is dat terecht. Alleen verandert de omgeving ondertussen wel. De papierprijzen, verzendtarieven,druktechnieken en oplages veranderen. Zelfs gedrag verandert. Wat vijf jaar geleden logisch was, hoeft vandaag niet meer logisch te zijn.
Misschien gaat dit artikel helemaal niet over drukwerk. Misschien gaat het over gewoontes en over processen die ooit logisch waren.., die zo vanzelfsprekend zijn geworden dat niemand er nog vragen over stelt.
Totdat iemand dat wel doet.
